Faça um edital da telefonia e acabe com os abusos de cobrança das operadoras e o mau uso interno de recursos.
A raiz dos problemas e os altos custos
É comum nos depararmos com órgãos e secretarias, cuja a gestão da telefonia seja algo nunca antes conhecido, afinal nem todos tem em mente a redução de custos e eficiência organizacional.
Não são raros os casos de órgãos e secretarias utilizarem os serviços de telefonia fixa, móvel e dados sem sequer possuir um contrato ou nem mesmo ter licitado a contratação do serviço. O efeito é devastador, pois certamente impossibilita a gestão das custos.
Esteja certo de que as operadoras cobram tarifas máximas dos planos Anatel àqueles órgãos, secretarias e superintendências que não licitaram o serviço junto as operadoras.
O problema endêmico
- As operadoras de telefonia cobram o que querem.
- Gestor público fica sem instrumento para realizar o trabalho de contestação.
- Os abusos no uso ocorrem em duas frentes: Por parte das operadoras e por parte dos funcionários.
Faça um edital da telefonia e acabe com os abusos – Passo a passo
1. Encare o problema e trabalhe em equipe
Antes de mais nada é preciso ter consciência de que a mudança poderá ser trabalhosa, mas será um grande passo para reduzir custos com telefonia.
Procure trabalhar em equipe, pois certamente você precisará de muito apoio para realizar um termo de referência da telefonia, não apenas por causa das operadoras, como também por questões internas. Aliás, esta última costuma ser a mais complicada de gerenciar.
2. Conheça o seu perfil de consumo e uso da telefonia
Não é possível elaborar um edital colocando às cegas os quantitativos de uso da telefonia e perfil de tráfego.
É primordialmente necessário saber quanto está sendo gasto mensal e anualmente para os seguintes serviços:
- Ligações Locais.
- Ligações Interurbanas.
- VC1, VC2 e VC3.
- SMS.
- Assinaturas.
- Pacotes de Voz e Dados.
- Link de Dados.
3. Elabore o Edital
Não existe um modelo ou termo de referência perfeito, mas certamente precisará dele para colocar limites nas cobranças da operadora e contratar os serviços. Veja os passos básicos.
3.1. Objeto
Primeiramente lembre-se que para fins de classificação poderá ser pelo menor valor global.
Por exemplo: “O presente Termo de Referência se destina à contratação de empresa especializada na prestação de Serviço Telefônico Fixo Comutado – STFC (fixo-fixo e fixo-móvel)…”.
3.2. Justificativa e objetivo
Em seguida informe a quem atenderá a execução do serviço, informe sobre a categoria de bens e serviços conforme as Leis.
3.3. Descrição dos serviços
Descreva o serviço que está licitando, por exemplo: Serviço de Telefonia Fixa Comutada local e longa distância, Serviço Móvel Pessoal (SMP).
3.4. Proposta
Igualmente exija que a proponente apresente a proposta de preço baseada em estimativa de tráfego, conforme a sua estimativa de tráfego que colocamos no item 2 deste post. Caso você não apresenta nos anexos a estimativa de tráfego, a operadora certamente irá superdimensionar o serviço para vender mais caro.
Os gestores de despesas de empresas públicas desejam ser instrumentalizados por parâmetros que permitam sua gestão, afinal há um orçamento anual. Desta forma, somente com uma solução especializada online será possível acompanhar mensalmente se o realizado está de acordo com o orçado.
3.5. Obrigações da Contratada
Coloque no seu termo de referência os acordos de níveis de serviço (SLA) entre sua empresa, a operadora de telefonia e as consequentes penalidades, por exemplo: metas para interrupção e tempo de restauração do serviço.
3.6. Perfis de tráfego
Insira no termo de referência os perfis de tráfego e as quantidades mensais e anuais por:
- Órgão.
- Quantidade de linhas.
- Fixo-Fixo Local.
- Fixo-Fixo Interurbano.
- VC1.
- VC2.
- VC3.
- SMS.
- Para o caso do STFC solicite que da mesma forma as tarifas de degraus de longa distância sejam flat.
3.7. Formação de preço
Na formação de preço não se esqueça de colocar os valores de tarifas para cada serviço descrito no seu termo de referência:
- Item/Serviço.
- Quantidade de Minutos – Mensal.
- Tarifa por minuto.
- Tarifa por assinatura.
- Valor anual final.
3.8. Conclusão
Vencerá a concorrência quem apresentar o melhor preço e garantia de prestação de serviços.
Em suma, não há um termo de referência “bala de prata” nem modelo pronto, mas é importante começar e por conseguinte ir amadurecendo a gestão dos gastos públicos.