6 passos para resultados na gestão da telefonia

Se você, gestor da telefonia está disposto a ler algumas verdades (não que sejamos os donos dela) continue aqui e saiba como obter resultados na gestão de telefonia de sua empresa e porque às vezes os resultados não aparecem.

6 passos para resultados na gestão da telefonia

1) Ferramenta de gestão ou softwares legados não bastam

Interessante como às vezes nos apegamos a alguns pontos sem saber o porquê.

Talvez por uma mera sensação de segurança ou de problema resolvido, embora na verdade há um risco iminente.

Pra quem se lembra da adição de metanol em nosso combustível no final da década de 1980 (fui longe agora), um fato curioso chamou atenção no momento em que abastecíamos num posto, no interior desse Brasil continental. Vimos o liquido rosado no filtro da bomba de combustível (indicava a mistura de Metanol) do posto, e perguntamos para o frentista:

– Escuta…o Metanol é tóxico, você não está usando as luvas, você não tem o EPI?

– Tenho sim – respondeu o frentista muito simpático – tá tudo numa caixinha lá dentro!.

Entendeu né? Analogamente, não basta ter um sistema de gestão de custos de telefonia mega blaster. É preciso saber porque está usando e com qual objetivo.

Você gasta muito tempo procurando informações de sua telefonia, já perdeu alguma informação valiosa ou acha as informações que recebe dados inúteis?

2) Unir pessoas, processos e ferramentas

Inesperadamente a gestão de custos de telecom acabou caindo no seu colo, e você nem sabe de onde veio. Consequentemente surge a necessidade de unir pessoas, processos e ferramentas. Ademais, para fazer a roda da gestão da telefonia girar tem que partir primeiramente da alta direção até chegar em você!

Não é necessário falarmos algo que você já sabe por exemplo: rateio, auditoria, inventário e contratos com operadoras. Mas se isto não estiver amparados por processos internos “comprados” pelos seus superiores provavelmente não funcione.

3) Resistência as mudanças

Certamente o uso de soluções internas não resistirão as mudanças impostas pelo mercado.

Por exemplo: Basta uma mudança de contrato com a operadora para a coisa degringolar, ou então uma mudança no regimento interno das políticas de uso e rateio da telefonia; isso acaba por fritar de vez todo aquele controle que você levou meses para criar em planilhas.

Vai querer continuar “detendo o poder” e concentrando informações sobre você?

4) Resistência ao mau uso

Obviamente em sua empresa há gastadores contumazes que extrapolam os gastos com telefonia se comparados as suas funções.

Já aconteceu com sua empresa o uso roaming internacional sem avisar, ligações particulares, internet dados avulsa, redes sociais com a internet da empresa. Pois é não é só na sua empresa que acontece!

Um belo dia, você está entretido nas suas tarefas principais de TI ou Contrato ou Compras e recebe a ligação do seu chefe questionando os altos custos da telefonia. Haja explicações!

5) As operadoras no lugar certo

Claro que a operadora erra na cobrança, inserem contrato e tarifas erradas, abusa no incremento e adendos, atende mau, faz você mofar no call center, te faz raiva na hora de contestar…tudo isso você já sabe.

Mas longe de defender as operadoras de telefonia, mas culpá-las é fazer semelhante ao Cap. Nascimento colocando na conta do PAPA (Tropa de Elite 1), não dá.

É como pegar o Principio de Paretto e dizer que a operadora (20%) representa 80% da inépcia com a gestão de telefonia.

6) Abandone soluções internas

Não são poucos os casos de empresas que tentaram desenvolver softwares internamente e que certamente são caros em HH e em moeda corrente.

Ademais, não é o negócio de sua empresa ficar desenvolvendo e mantendo softwares.

Analogamente podemos chamá-los de Spectreman. Ele até voa, mas antes precisa clamar pelos dominantes (quem o criou) para se transformar e funcionar.

Como exemplo, lembra o quão fatidicamente a operadora mudou o formato da fatura e foi preciso alterar algo no código e no BD?

7) Valorize na medida certa

A telefonia é mais um entre tantos outros recursos/ferramentas dentro da governança de TI em sua empresa.

Engana-se quem pensa que um software de gestão de telecom tem que ser massiva e bruta como um ERP ou SAP. Longe disso!

De repente, você paga uma nota preta só pra ter o mega sistema de gestão a R$3,50 a R$7,00 por linha. Esqueça! Analogamente é tipo aquela propaganda de margarina na televisão, em que o consumidor faminto lota a faca de margarina pra passar num pedacinho de torrada.

Você já sabe que precisa auditar suas faturas, ratear custos em centros de custos, apropriar despesas de telefonia, linhas sem utilização, inventário da telefonia…..mas por que e qual o valor disso para sua empresa?