Confira os 15 erros na gestão da telefonia #1 e as dicas para resolvê-los.

A gestão de custos da telefonia corporativa certamente acaba caindo no colo de alguém bem ocupado.

A princípio é o profissional de TI ou Contas a Pagar quem cuida disso.

Seja como for, se é você quem cuida da gestão da telefonia na sua empresa, sem dúvida vale conferir os 15 erros na gestão da telefonia #1.

15 erros na Gestão da Telefonia Corporativa #1 – Financeiro

Certamente você já conhece alguns destes erros, mas o que sua empresa tem feito para evitá-los?

Nessa parte 1 de 3 iremos abordar os erros que inegavelmente tem impacto financeiro direto.

1. Desconhecer o próprio contrato operadora (móvel, fixa, dados, cloud, equipamentos, licenças)

Primeiramente, não é necessário ser um expert em gestão de custos de telecom, mas é importante saber o que de fato sua empresa contratou, quanto vai pagar e por quanto tempo!

Impacto:

• Entrar na renovação automática (por períodos iguais) e ficar preso num serviço que não está satisfeito.
• Estouro de orçamento, uma vez que há sempre erros na cobrança nas faturas de telecom.
• Operadora descumprir SLA (Acordo de níveis de serviços), por exemplo: indisponibilidade de links de internet e redundância.

Solução:

• Encontre e organize os seus contratos.
• Faça auditoria de faturas.
• Acompanhe a renovação do seu contrato com alertas.

Além disso, se o seu antecessor não deixou os contratos acessíveis, é mais um motivo para levantar esta informação a fim de não perder ainda mais o controle.

2. Contratar planos superdimensionados

Quando um consultor de vendas de operadora vai até você ele focará não somente na venda, mas também na meta interna que precisa bater na operadora.

Deixamos claro aqui que não se trata de má conduta, mas sim modus operandi do mercado por parte das operadoras.

Impacto:

• Custos e despesas desnecessárias, uma vez que enquanto maiores os pacotes de internet em cada linha maiores os custos.
• Custos e despesas desnecessárias com linhas paradas que talvez sua empresa nunca irá usar.
• Ficar preso no contrato 24 meses e assim sendo pagar por aquilo que realmente não precisa.

Solução:

• Saiba tudo sobre Gerenciamentos de Aquisições na Telefonia Corporativa adaptado do PMBOK *.

PS * – Sim, o PMBOK – já preconizado há anos no mercado – tem nas suas áreas de conhecimento o Gerenciamento de Aquisições. Sabemos se tratar de um book de melhores práticas para projetos. Entretanto adaptações são válidas, uma vez que books de melhores práticas são “trilhas e não trilhos”.

3 . Não conferir a conta e pagar faturas no “piloto automático”

Uma vez que a gestão de custos da telefonia acaba caindo no colo de alguém da TI é inegável que não haverá tempo para análises minuciosas, a menos que você tenha uma plataforma que cuide disso.

Se sua gestão de telefonia / contas a pagar resume-se a tarefa de “pagar em dia”, cuidado.

Da mesma forma, não creia naquela narrativa de “plano ilimitado com custos previsíveis”. Faturas de telecom dão problema, cedo ou tarde!

Impacto:

• Custos e despesas altas por erros nas cobranças.
• Indisponibilidade de serviços de telecom.
• Contratar linhas e meios de acessos desnecessários, embora haja linhas móveis sobrando disponíveis.
• Reajustes nos serviços de forma indevida.

Solução:

• Auditoria permanente dos custos de telefonia corporativa.

4. Não realizar a contestação de faturas e não controlar as tratativas

Que existem erros nas suas faturas de telefonia todos sabemos, mas você faz a checagem automática de todas as faturas e de todas as cobranças de seus recursos de telecom (linhas móveis, ramais, links, equipamentos e M2M)?

Ou prefere acreditar na narrativa de faturas estáveis para não se dar o trabalho de conferir?

Impacto:

• Altos custos por erros nas cobranças.
• Enorme gasto de tempo para análises manuais.
• Faturas ajustadas não pagas e não encaminhadas para o Contas a Pagar a tempo.
• Mau desempenho na disputa/contestação junto as operadoras uma vez que os registros das disputas e enxurrada de protocolos estão soltos em planilhas ou e-mails.

Solução:

• Auditoria permanente, automática e captura das faturas com antecedência.
• Obter valores ajustados por um processo rápido de auditoria – antes da fatura vencer – para pagamento do valor correto.
• Registro online numa interface web de todas as tratativas e protocolos (data – hora) das operadoras.
• Registrar valores acatados, histórico de tratativas, registros, etc.

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