4 Passos para o rateio de custos na telefonia que turbinarão sua gestão e processos de controle de custos.

Você já sabe como é penoso fazer rateio de custos mensais de forma manual, afinal como gestor da telefonia você passa o dia imerso em outras tarefas, ao passo que também precisa conseguir tirar tempo para realizar essa tarefa.

Saiba que você não é o único que enfrenta esse problema na hora de realizar o rateio da sua telefonia tendo que organizar os custos quer individuais, quer por centros de custos/áreas.

4 Passos para o Rateio de Custos na Telefonia – Problemas enfrentados

Perda de tempo com soluções internas

É surpreendentemente comum nos depararmos com soluções internas (macros em Excel, consultas SQL no Access) para tentar resolver os problemas de rateio, auditoria e controle de custos da telefonia.

Os problemas envolvendo soluções internas são vários, dentre eles o mais importante – o tempo gasto! Semelhantemente manter esses sistemas legados funcionando e ainda evolui-los é outra dor de cabeça, mas nada supera o fator humano neste caso.

Imagine se o criador e mantenedor de uma ferramenta deixar a empresa. Certamente o seu processo de rateio pára.

Colaborador pego de surpresa

Por outro lado, a gestão da telefonia e a gestão de mobilidade sempre serão tarefas secundárias para o profissional responsável por elas.

Normalmente quem assume essas tarefas já tem outras funções administrativas ou de TI.

4 Passos para o Rateio de Custos na Telefonia

1) Crie e mantenha o inventário da telefonia atualizado

Primeiramente, o rateio de custos necessitará da criação e manutenção do inventário da telefonia, a fim de suportar as mudanças decorrentes do uso dos recursos.

As variáveis abaixo necessariamente precisarão ser atreladas:

• Telefones.
• Usuários.
• Aparelhos.
• Centro de custos.
• Cota de uso.

2. Perfil de uso e histórico de alterações

Em seguida comece a acompanhar os gastos e consumos individuais e por área. Da mesma forma gerencie as mudanças dos recursos sempre relacionando linhas / usuários / dispositivos / centros de custos.

3. Organize continuamente

Faça a alocação dos recursos por linha, usuário e centros de custos.

Controle as mudanças de usuários, linhas e centros de custos e dispositivos, considerando não apenas o seu período de utilização, como também a data de encerramento antes de passar o recurso (linha / dispositivo) para outro usuário.

Da mesma forma, mantenha sob controle todo o histórico de gastos individuais e por área.

4. Automatize o rateio de custos na telefonia corporativa

Finalmente gere relatórios precisos dos gastos por usuários e centros de custos e depois importe estes resultados no seu ERP em questão de minutos.