7 dicas sobre escrituração de faturas de telefonia e demais despesas e como isso pode ajudar sua empresa.

Essa atividade visa garantir a assertiva contabilização e controle de gastos da empresa.

Dentre as mais diversas faturas e despesas encontram-se, por exemplo:

• Faturas de telecom móvel, fixa, somente dados e internet.
• Contas de consumo de energia, água, serviços gerais, guias de recolhimento e impostos.

7 dicas sobre escrituração de faturas de telefonia

1 – Captura e análise de faturas

Captura: A captura e recebimento das faturas de forma automatizada garante alinhamento com o “relógio” do contas a pagar. Também faz parte do processo de captura, a checagem de valores e se realmente pertencem a sua empresa.

Análise: Da mesma forma, uma solução automatizada irá checar se a cobrança existente está cumprindo o valor contratual.

2 – Classificação e organização de despesas

Classificação: Nessa tarefa, as despesas / faturas passam por organização contábil, por exemplo: telefonia, consumo, energia, guias de recolhimento, EPis, manutenção predial. etc.

Organização e rateio: Por conseguinte, aponta-se as despesas aos seus respectivos centros de custos, departamentos e centros pagadores.

3 – Lançamento contábil

Registro de despesas: Normalmente por meio de uma ferramenta automatizada o processo de lançamento, data, descrição e valor é feito nos passos 1 e 2.

Documentação: Nesse interim, as faturas e NFs ficam anexadas na própria plataforma.

4 – Revisão, conciliação e aprovação

Revisão: As faturas e despesas ficam disponíveis sob alçada e perfis de acesso para serem revisadas pelos gestores do contas a pagar.

Conciliação: Nessa etapa, há a conciliação de orçamento e possíveis ajustes nos valores cobrados x contratados.

Aprovação: Desse modo, somente após a aprovação, e selecionada quais faturas serão pagas, é que o processo continua.

5 – Conciliação bancária

Esse processo envolve buscar arquivos de retorno bancários para integridade da informação entre as despesas lançadas e os valores pagos.

Os registros tem que bater!

6 – Armazenamento permanente

Em conformidade com a lei, mantenha na plataforma de gestão de custos os documentos de faturas, cópias de comprovantes em local não apenas seguro, mas também acessível somente a quem interessa.

7 – Alertas e relatórios

Alertas: Alertas como por exemplo: quebra no orçamento ou estouro de budget mensal devem estar funcionando continuamente.

Relatórios: Por fim, utilize informações precisas para identificar tendências de gastos, valor gasto por tipo de despesas na linha do tempo, e sobretudo oportunidades para redução de custos.

Dicas quentes para escrituração de faturas de telefonia e demais despesas

Por mais que seu setor esteja bem equipado com software especializados sua equipe alcançará melhores resultados se estiver bem treinada e focada nos objetivos organizacionais. .