A Integração entre BPO e Gestão da Telefonia certamente trará melhorias substanciais para sua empresa.
A quem se destina
Se você está perdido com seus recursos, não sabe onde estão alocados ou com quem está, esse post é para você!
Para você que é “by passado” pelas áreas da empresa quanto as mudanças ocorrem entre usuários (dispositivos, linhas, setores e chips) sendo o último a saber. esse post é para você!
Se é gestor de Ti, engajado na gestão de telecom, e é o último a saber quando o RH desliga alguém que tem recursos de telefonia e não devolve, da mesma forma esse post é para você!
Caso você esteja suportando o alto ruído interno de não liberar a tempo os recursos móveis para um grupo ou área, é para você.
Bem, se em todos os casos, você é sempre o último a saber, assista o TIM Maia, reflita e continue lendo que vamos te ajudar.
Principais aspectos da integração entre BPO e Gestão da Telefonia
Antes de mais nada é imprescindível levantar e desenhar os processos internos, sobre como utilizar os recursos de telecom, rollout desses recursos e controle de mudanças.
Lembre-se que o objetivo é prover recursos de telecom aos usuários de tal forma que sua empresa alcance as metas departamentais.
Integração entre BPO e Gestão da Telefonia na prática
Levantamento de processos e áreas envolvidas
Primeiramente levante/desenhe os processos internos sobre a gestão de telefonia no provimento de recursos envolvidos.
Da mesma forma, “traga para perto” as áreas envolvidas, uma vez que precisam andar juntas no provimento de serviços internos de telecom e chamados internos.
Não pode haver pontas soltas!
Lembre-se que não é apenas terceirizar as demandas e problemas da gestão de recursos de telefonia.
Simplifique os processos
Envolva as pessoas responsáveis para construir juntos um processo simplificado e que rode no dia a dia.
Como gestão de recursos de telecom demandam atualização de inventário, rollout de dispositivos/linhas/sim cards, você não conseguirá nada sozinha!
Não concentre o poder
Na busca do “eldorado”, alguns colaboradores tendem a concentrar poderes, o que certamente será tóxico na busca por melhoria contínua.
Benefícios da Integração entre BPO e Gestão da Telefonia
Fluxos automatizados
Integrar BPO e Gestão de telefonia irá automatizar tarefas de rotina, como por exemplo gestão de faturas, controle de inventário, atendimento de chamados e resolução de problemas. Assim sendo, os fluxos automatizados irão reduzir erros e acelerar a operação.
Gerenciamento centralizado
Um único ponto de gerenciamento permite maior supervisão e controle sobre os recursos de telefonia, rollout de recursos e respostas rápidas na resolução de incidentes internos.
Da mesma forma, o gerenciamento de despesas de telecom evoluirá naturalmente para a redução de custos de faturas e de operação.
Análises abrangentes e preditivas
Como apoio ao departamento de TI, o BPO na gestão de telefonia pode fornecer análises detalhadas sobre uso e padrões de gastos com internet móvel nas mais diversas áreas da corporação.
Assim sendo é possível identificar ofensores de gastos e oportunidade para redução de custos.
Gerenciamento de fornecedores
Há um grave erro nas áreas de TI em supor que a prestação de serviços de telecom é como qualquer outro provedor de serviços.
O BPO e Gestão de telecom tem experiência necessária nas negociações com operadoras de telefonia, na busca por melhores planos e tarifas.
Além disso é possível mensurar e exigir em contrato SLA factíveis junto as operadoras de telefonia.
Otimização do uso e dos custos
Embora a gestão de telefonia evolua agora ultimamente ao uso da IA, as auditorias regulares de faturas ainda são imprescindíveis.
Além disso, as auditorias regulares internas sobre uso da internet móvel, uso fora do expediente e roaming internacional precisam ser continuamente checados.
Em outra frente nesse processo, o gerenciamento de ativos irá garantir que a TI e suprimentos não cometam excesso de provisionamento de recursos de telefonia corporativa.
Escalabilidade e adaptação
Conforme as necessidades de telefonia na empresa mudam, o BPO consegue ajustar rapidamente os serviços providos internamente.
Ademais, uma empresa provedora de BPO + TEM pode ajudar as áreas internas a ajustar processos internos às novas tecnologias, fazendo com que alcancem melhores indicadores internos.
Benefícios da integração entre BPO e Gestão da Telefonia
Economia de custos
A empresa como um todo, e as áreas mais diretamente envolvidas na gestão de telecom podem obter economias significativas ao longo do tempo.
Por conseguinte as despesas tenderão a diminuir e os custos operacionais são paulatinamente reduzidos.
Foco estratégico
Ao integrar BPO e a gestão da telefonia é possível redirecionar recursos internos para funções essenciais ao negócio e por conseguinte aumento da produtividade geral.
Resposta ao riscos
Vale ressaltar que se uma empresa vê a contratação de BPO em telefonia como simplesmente transferir o risco, já cometeu o primeiro erro!
Se os seus processos internos estão quebrados, pontas soltas, as áreas envolvidas não se entendem, o risco é todo seu e não do terceiro!
Entretanto, com um processo bem desenhado e as pessoas envolvidas no “porque fazemos isso” os riscos serão efetivamente mitigados e problemas de não conformidade causarão menos dor.
Como sua empresa ou setor trata não conformidade na gestão da telefonia? Talvez seja a hora para sensibilizar a sua Alta Direção!
Conclusão sobre BPO e Gestão da Telefonia
A integração entre BPO e Gestão da Telefonia certamente oferece abordagem abrangente no enfrentamento de problemas e mudanças no gerenciamento de despesas e gestão de recursos.