As vantagens da gestão de telefonia por meio de interface web

Comunicação é a chave para muitos processos de negócios. E o telefone, muitas vezes, é a melhor forma de efetivar a comunicação. A demanda pelo serviço, portanto, pode ser bastante expressiva — principalmente quando a empresa cresce. Nesse contexto, é fundamental cuidar da gestão de telefonia.

A redução de custos com ligações, em geral, faz a empresa economizar tanto pelo controle tarifário quanto pelo ressarcimento — caso sejam identificadas cobranças indevidas. Assim, é possível otimizar recursos enquanto mantém a comunicação e conexão da empresa com qualidade.

A evolução da web e o desenvolvimento de novas soluções são os suportes para a gestão eficiente da telefonia corporativa. Confira alguns detalhes sobre o tema!

A importância da auditoria na gestão de telefonia

Segundo a Anatel, há no país (Abril 2021) 242,1 milhões de celulares e 30,3 milhões de telefones fixos. Temos, então, 8 (oito) vezes mais linhas móveis que fixas e boa parte delas é corporativa.

O ambiente de telefonia envolve:

• comunicações internas e externas;
• horário de funcionamento variável (dependendo do setor);
• diferentes tipos de ligações (local, nacional, fixo, móvel);
• necessidade de gravação e outros fatores.

É fundamental, portanto, fazer uma auditoria para adequar os planos ao perfil dos usuários, bem como negociar tarifas. Com um sistema automatizado, essa auditoria é feita pelo sistema — esqueça daquelas macros no Excel —, com base nos valores cobrados e nas tarifas existentes no contrato.

As ferramentas disponíveis para beneficiar a empresa

Qualquer ambiente corporativo pode se beneficiar da gestão da telefonia e de ferramentas que permitem medir e controlar o ambiente. Conheça algumas delas:

Gerenciamento de custos

A auditoria das faturas evita pagamentos indevidos, levando em conta a complexidade dos sistemas de faturamento. O ideal, portanto, é ter serviços personalizados, de acordo com as necessidades da empresa, no que diz respeito a:

• sistemas de dados;
• conexão;
• conectividade;
• velocidade;
• segurança da informação.

Atendimento automático (Unidade de Resposta Audível — URA)

É comum que as ligações recebidas sejam tratadas inicialmente pela URA. Esse atendimento automático apresenta as opções e encaminha as ligações de acordo com as escolhas do cliente. Além disso, libera a telefonista para fazer outras tarefas.

Transbordo de ligações

Essa ferramenta evita que as chamadas recebidas sejam perdidas por falta de atendimento. Assim, aumenta a taxa de atendimento, proporcionando melhor aproveitamento de oportunidades e tomada de decisão.

Permissões

Define o tipo de ligação que cada usuário ou setor pode fazer, ajudando na redução dos custos de telefonia.

Registro de ligações

Esse registro ajuda a identificar pontos (setores ou usuários) com alto fluxo de ligações, para que o gestor realize ações que facilitam o uso da telefonia.
Além do registro de ligações é muito interessante que a sua empresa possua uma forma de apurar as ligações particulares feitas a partir dos telefones móveis.

Telefonia móvel

A comunicação móvel melhora muito os processos internos. Administrar essas linhas — uma ferramenta de trabalho praticamente indispensável —, porém, pode ser um desafio. O custo de telefonia móvel é um dos maiores custos corporativos indiretos. É fundamental, portanto, gerenciar esses dispositivos.
É preciso controlar o inventário (aparelho, linha, usuário) e analisar as contas, para avaliar:

• gastos;
• pontos a melhorar;
• trabalhos realizados.

Assim, é possível identificar erros de cobrança, fazer ajustes de pacotes, encontrar ligações que não têm vínculo com a empresa.

Interface web

Todas essas funcionalidades podem ser controladas a qualquer hora e de qualquer lugar usando a web. Trata-se de uma interface intuitiva que:

• oferece relatórios (que podem ser exportados);
• permite acompanhar os gastos;
• apresenta o consumo por linhas, serviços e horários;
• analisa o tráfego de serviços e a curva de gastos.

E tudo isso fica disponível em forma de relatórios e gráficos, o que torna a gestão mais fácil e objetiva.

Com essas ferramentas, o fluxo de ligações passa a ser mais econômico e ágil, pois as chamadas recebidas são filtradas, o índice de ligações perdidas cai e a quantidade de colaboradores necessários para atendê-las pode ser reduzida.

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