Estenda este benefício para seus clientes com uma plataforma integrada. Confira nossas 5 Dicas para ter uma gestão de telefonia mais eficiente.

Todo gestor, especialista ou consultor de Telecom está sempre envolvido em uma série de atividades e responsabilidades técnicas relacionadas à gestão de telefonia de sua empresa ou cliente.

Por isso, na busca constante por uma maior eficiência dos resultados, esse profissional precisa gerar relatórios confiáveis para embasar decisões sem perder de vista a segurança das informações.

A auditoria e a contestação de faturas junto à operadora, quando necessário, fazem parte das atividades dessa área. Mas sabemos que a gestão de telefonia, ou Telecom Expense Management (TEM), certamente vai muito além disso.

5 dicas para ter uma gestão de telefonia mais eficiente

Pensando nos desafios desse profissional, a seguir, vamos dar 5 dicas de como aumentar a eficiência dessa gestão tendo como resultado maior produtividade e controle dos dados. Confira!

1. Estipule metas para os colaboradores

Um dos principais desafios para o controle do sistema de telefonia da empresa está na própria relação dos colaboradores ou clientes com seus dispositivos corporativos. Por isso, uma forma eficiente de reduzir custos nesse sentido está em trabalhar a cultura empresarial para o uso adequado da telefonia corporativa.

Uma maneira de fazer isso para obter resultados imediatos é estipulando metas de redução e objetivos específicos para o uso da telefonia entre os colaboradores.

2. Esteja atento ao reajuste das operadoras

Outro ponto que merece muita atenção está nas tarifas contratuais empregadas pelas operadoras de telefonia. Em geral, os contratos preveem reajustes anuais de conformidade com a Anatel, mas que nem sempre são considerados na contratação dos planos pelas empresas ou clientes.

Esses reajustes — caso não sejam previamente considerados — podem impactar significativamente o custo das faturas de planos pós-pagos.

3. Evite custos com uso de diferentes operadoras e de roaming internacional

Muitas vezes, quando o cliente ou empresa muda de operadora, os colaboradores podem se esquecer de atualizar os contatos da agenda corporativa.

O uso do código de uma operadora para ligações feitas por meio de outra se chama-se co-billing. Evitar essa prática com efeito reduz significativamente os gastos desnecessários.

Mas atenção: Não só o co-billing, mas também outro fator que merece atenção é o roaming internacional.  E uma forma de reduzir custos com isso é por meio da própria tecnologia. O gestor pode disponibilizar outros canais de comunicação mais econômicos via internet, por exemplo, conectando os executivos a redes 3G e 4G de operadoras de outros países.

4. Controle o uso de dados de internet em celulares corporativos

Como dissemos acima, atualmente há aplicativos para tablets e smartphones, além de outras ferramentas que permitem identificar usuários em roaming e direcioná-los para a comunicação via internet.

Entretanto, essa alternativa pode provocar outro tipo de gasto que gera impactos para o negócio: excessos no uso e na quantidade trafegada de dados de internet.

Para prevenir esse tipo de situação, há programas para bloquear serviços não corporativos no dispositivo e configurar políticas de uso e de limites voltadas para a redução despesas.

5. Acabe com os processos manuais na gestão de telefonia para seus clientes

Mas a tecnologia não facilita apenas a vida dos clientes e colaboradores.

Ainda há muitos profissionais e empresas que cuidam da gestão de seus clientes finais por meio de planilhas.

O uso de papel — além de ser uma alternativa menos sustentável — também aumenta os gastos da empresa. Políticas de eliminação ou redução do papel diminuem também gastos com a impressão de faturas e de outros documentos.

No caso da gestão de telefonia, a adoção de uma plataforma SaaS (Software as a Service, ou Software como Serviço) permite gerar eletronicamente, a partir de contas importadas pelos próprios clientes, dados para prover diversas demandas internas como por exemplo:

• Rateio de custos;
• auditoria;
• relatórios;
• controle de inventário etc.

Outra vantagem da gestão de telefonia por meio de interface web é que a maioria das ferramentas conta com funcionalidades que podem ser geridas em tempo real, a qualquer hora e de qualquer lugar.

Essas dicas permitem não só gerenciar com maior facilidade as contas e linhas dos clientes, como também propiciam maior transparência nos resultados. Além disso, também contribui para a automatização de processos.

Se esse conteúdo ajudou a dar maior eficiência à sua gestão de telefonia, não se esqueça de deixar um comentário abaixo, contando quais resultados a aplicação dessas dicas trouxe para você!