Como dissemos na primeira parte, O gerenciamento de aquisições na telefonia não se restringe a elaborar uma RFP e leiloar tarifas e planos. Por isso, neste segundo post abordaremos como fazer o gerenciamento de aquisições na telefonia #2.

O que é o gerenciamento de aquisições na telefonia

Segundo o PMI em seu guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições de projetos inclui os processos necessários para:

• Compra ou aquisição de produtos;
• serviços ou resultados externos à equipe do projeto. 

Embora a gestão de telecom seja um processo, o gerenciamento de aquisições de projeto é de fato aderente, pois serve como trilha e não trilho. 

Como fazer o gerenciamento de aquisições da telefonia #2

1. Planeje a aquisição

A princípio engana-se quem pensa que as prestadoras de telecom são igualmente como outro tipo de fornecedor.

No caso da telefonia você irá contratar recursos que são serviços indispensáveis para auxiliar seus processos produtivos envolvendo atividades meio e fim.

Para planejar as aquisições da telefonia, você precisa antes de mais nada, conhecer perfil de uso, os serviços trafegados (voz e internet) e o quanto você dispõe para gastar pelo serviço.

1.1 Elabore um mapa de aquisição

Primeiramente faça um mapa/planilha de aquisições contendo, por exemplo: os serviços, as quantidades e quanto você estima gastar com isso.

1.2 Elabore a Declaração / Especificação dos serviços

Em seguida descreva detalhadamente os serviços que planeja contratar, para que as operadoras avaliem se serão capazes de atendê-los, não apenas por questões técnicas, como também por abrangência geográfica.

1.3 Critérios de avaliação

Nesse sentido, os critérios de avaliação poderão ser: Eliminatórios ou classificatórios.

Independentemente de qual o critério será adotado você deverá estabelecer não só o menor preço, como também a cobertura geográfica e pós venda da operadora.

1.4. Documento de aquisições

Cumpridos os passos acima, agora sim você terá condições de elaborar sua RFP.

Para o caso de contratação para órgãos públicos/secretarias é utilizado o Edital.

2. Conduza as aquisições

Por conseguinte ao planejamento, será necessário conduzir as aquisições de forma organizada e com anuência das partes envolvidas.

Mantenha bem informadas as partes envolvidas.

3. Controle as aquisições

3.1 Administração do contrato

Assim que contratar o serviço você deverá imediatamente começar a controlá-lo.

Conte com o VocêGestor App que te ajuda a controlar e auditar todos os serviços.

3.2 Indicadores de gestão

Normalmente quem controla os custos da telefonia desempenha outras funções na empresa. Entretanto, acompanhar e controlar é mandatório para manter os gastos conforme o orçamento.

Por certo, alguns desses indicadores serão seus aliados no controle pós aquisição.

• Auditoria: Verifique se a operadora está cobrando conforme contrato.
• Medição: Verifique se a qualidade das ligações e do serviço está conforme o contrato. Documente suas reclamações na operadora e seus pedidos de contestação de contas. Em ambientes mais complexos acompanhe o funcionamento do seu CPE e a qualidade dos links contratados.
• Reclamações: Seus usuários da telefonia são verdadeiros termômetros sobre a qualidade do serviço (ligações e uso de dados).

Conclusão

Não há receita de bolo para o gerenciamento de aquisições na telefonia.

Citamos algumas práticas já preconizadas em nossos clientes que podem nortear seus processos de aquisição e ainda assim diminuir o risco de futuros estouros em suas faturas.

Conte com a ferramenta VocêGestor que te auxiliará no controle do contrato e bases de informações para futuras contratações.