O gerenciamento de aquisições na telefonia #1 não se restringe a elaborar uma RFP. Afinal, fazer apenas uma espécie de mero leilão de tarifas e serviços entre as operadoras de telefonia pode ser um desastre, sobretudo àquelas empresas que apreciam as tentadoras ofertas de smartphones.

Ademais, as práticas TEM (Telecom Expense Management) andam de mãos dadas com o gerenciamento de aquisições, uma vez que o TEM também tende a cuidar do ciclo que compreende aos processos: de aquisição, controle interno de gastos, inventário e equipamentos, contestação até o pagamento mensal das faturas.

Nesta primeira parte serão abordados os riscos que incorrem na falta do gerenciamento de aquisições da telefonia.

Na segunda parte serão abordados os 3 passos da solução.

O que é o gerenciamento de aquisições na telefonia

Segundo o PMI em seu guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições de projeto inclui os processos necessários para compra ou aquisição de produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.

Embora a gestão de telecom seja um processo, o gerenciamento de aquisições de projeto é de fato aderente aos processos de aquisição de serviços de telecom. Serve como trilha e não trilho.

Da mesma forma, o gerenciamento de aquisições na telefonia engloba os processos necessários para a compra de serviços de telecom e o controle do contrato. Essa compra deve estar alinhada ao negócio, pois a telefonia é ferramenta de produtividade na sua empresa.

Por que fazer o gerenciamento de aquisições na telefonia

É pouco provável que você consiga manter o seu Budget sob controle se fizer uma contratação de forma desajustada e não controlar seu contrato.

Fazer o gerenciamento de aquisições da telefonia certamente tenderá a diminuir o risco do estouro de seu orçamento, além disso irá contribuir com o resultado do seu negócio e diversas áreas da empresa.

Os 5 maiores riscos da ausência do gerenciamento de aquisições na telefonia

Uma combinação explosiva com sérios danos – não apenas para novos contratos como também para adendos de contratos em andamento – certamente surgirão em suas faturas caso sua empresa opte pelo simples pedido de compra baseado em tarifas e aparelhos.

Só para exemplificar listamos os 5 maiores riscos.

1) Mais telefones na sua fatura do que sua empresa realmente precisa

É comum consultores oferecerem mais telefones do que você realmente precisa para provocar descontos nas ofertas e inserirem aparelhos com melhores condições em comodato.

Você sabe quantas linhas estão paradas hoje na sua empresa e quanto elas custam?

2) Franquias de voz e internet superdimensionadas

É praxe as operadoras oferecerem nas propostas, quantidades muito além do que realmente sua empresa consome. Você conhece o perfil de uso de ligações da sua empresa, tais como: quantidade de minutos, ligações locais, interurbanas, etc.?

3) Aparelhos e CPE

Cuidado com aparelhos amarrados ao seu plano da telefonia corporativa. Você ficará amarrado ao contrato por causa deles…e a multa rescisória é alta.  Prefira perder um pouco na oferta principal do que amarrar aparelhos.

Quanto você paga mensalmente por seus aparelhos na conta?

4) Cobertura e disponibilidade

Você já sabe que a área atuação de sua empresa demanda vários funcionários espalhados geograficamente usando o celular para trabalhar. Portanto, a fim de ter uma melhor cobertura você deverá pagar mais por isso.

Você sabe qual operadora melhor te atende pela sua demanda geográfica?

5) Ligações e perfil de clientes

Saber o perfil de uso da sua empresa (local, interurbano, internet) é indispensável. Sob o mesmo ponto de vista, saber qual é a operadora de seus clientes é mais indispensável ainda.

Às vezes você contratou operadora X, sendo que a maioria de seus clientes são da operadora Y. Quanto isso custa a mais mensalmente, já que o tráfego é quase sempre para outra operadora?

Próximos passos para o gerenciamento de aquisições na telefonia

Confira na parte 2 as dicas e os pontos de controle que você deverá manter.