A gestão orçamentária no departamento de contas a pagar #1 existe antes de mais nada, para garantia da eficiência e controle financeiro das despesas corporativas.
É um processo empresarial que envolve: planejamento, acompanhamento e controle dos gastos, com o propósito de cumprir, não apenas as metas orçamentárias estabelecidas, como também manter as rédeas do fluxo de caixa.
Como funciona na prática a Gestão Orçamentária do Contas a Pagar?
Há etapas importantes nesse processo que inegavelmente são essenciais para o departamento de contas a pagar de sua empresa.
Fazer o Planejamento Orçamentário
Primeiramente estabeleça um plano orçamentário, o qual definirá metas de despesas/gastos na na linha do tempo, geralmente por período anual.
Esse plano deve considerar todos os gastos previstos, por exemplo
- Pagamentos de fornecedores e prestadores de serviços;
- impostos e guias de recolhimentos,
- despesas operacionais (inclusive over head).
Além dos gastos previstos acima, esteja ciente que despesas eventuais e emergenciais certamente surgirão. E então, como sua empresa lidará com isso?
Projetar pagamentos
Uma vez definido o planejamento orçamentário será o momento de projetar os pagamentos na linha do tempo.
Somente por meio de uma plataforma de gestão e automatização de custos será possível obter visão prévia de despesas e ainda receber alertas sobre seu fluxo de caixa.
Definir o seu plano de contas da empresa, inegavelmente te ajudará nessa tarefa, até porque outras despesas eventuais e extraordinárias sempre aparecerão pelo caminho.
Controlar e registrar as despesas
Por meio de uma plataforma especializada já é possível manter os registros de despesas a partir de captura e importação automatizada de faturas eletrônicas.
Além disso, alertas sobre controle da data de corte e data de fechamento de ciclo devem fazer parte desse processo.
As despesas (faturas e NF) devem ser registradas, haver alertas de contas faltantes, faturas indevidas em nome da empresa, e ainda, serem selecionadas pelo gestor quais efetivamente seguirão para pagamento.
Essas informações são fundamentais ja que possíveis desvios devem ser imediatamente alertados.
Resumo sobre Gestão Orçamentária do Contas a Pagar
Confira a parte 2 dessa matéria e saiba mais!
As práticas Gestão Orçamentária do Contas a Pagar #1 são fundamentais para sua empresa.
Vale ressaltar que esse processo não “roda” estanque aos demais departamentos sendo portanto essencial o envolvimento das demais áreas, por exemplo: financeiro, suprimentos e compras.
A gestão da comunicação é da mesma forma indispensável no relacionamento com seus fornecedores, pois as cobranças devem ser auditadas e chegarem no seu contas a pagar na data certa do ciclo e corte.