O que é mais aplicável para sua gestão de custos de telecom: Monitorar ou restringir o uso da telefonia corporativa em sua empresa?

Políticas de uso da telefonia

Reduzir o custo da telefonia e mantê-lo sob controle é o objetivo de qualquer gestor. Diante dessa necessidade o que é melhor: monitorar ou restringir o uso da telefonia corporativa?

Por certo as duas abordagens funcionam, mas a escolha dependerá das suas politicas internas de uso da telefonia e suas metas de redução de custos.

Monitorar ou Restringir o uso da Telefonia Corporativa

1. Monitorar o uso da telefonia corporativa

Antes de mais nada, se seu objetivo é monitorar você precisará de algumas medidas internas prévias, por exemplo:

1.1 Ações

• Estabelecer processos que aportem a gestão da telefonia na sua empresa. Uma forma de começar é definir as políticas de uso da telefonia.
• Ter a anuência do seu Diretor ou Gerente, afinal você precisa de respaldo para fazer isso rodar.
• Ter uma ferramenta de gestão de custos de telefonia que te permita uma visão global e pessoal do uso da telefonia..

1.2 Resultados

• Entender a sua real necessidade de pacotes de dados ou voz para cada linha.
• Não irá mais contratar planos superdimensionados.
• Os funcionários ao saber que estão sendo monitorados tenderão diminuir abusos.
• Os custos das faturas irão baixar.

1.3 Os cuidados ao Monitorar

É verdade que ninguém gosta de se sentir monitorado. Por isso as regras do uso da telefonia devem ser claras para todos.

Ademais, o  monitoramento deve estar baseado nos princípios da segurança da informação, não apenas na confidencialidade, como também na legalidade.

Em suma, monitoramento e invasão de privacidade não podem ser sinônimos em sua empresa.

1.4 O que preciso para começar a monitorar?

Você já estabeleceu regras e em suas políticas de uso da telefonia?

Se não há regras, não há como controlar. Seria bom você pensar nisto.

2. Restringir o uso da telefonia corporativa

Restringir o uso da telefonia é para os gestores da telefonia que já superaram a fase de monitoramento, e não apenas conhecem o perfil de uso dos usuários funcionário, como também já rodam as políticas de uso da telefonia corporativa.

2.1 Cuidados a serem tomados

Antes de mais nada, a restrição não deve atrapalhar a produtividade. Da mesma forma, nem deve causar problemas de ordem pessoal.

Portanto, você deve ter certeza desta ação e estar amparado pela alta direção.

Por exemplo: Imagine restringir o uso de ligações interurbanas do seu melhor vendedor, travando a linha no Gestor Online ou Vivo Gestão? É prejuízo na certa!

2.2 Exemplos

Restringir o uso de internet e contratar planos sem pacotes de dados.

Como estamos na era do Flat fee, as ligações locais e longa distancia tornaram-se ilimitadas. Mas você pode optar por contratar linhas “somente voz” àqueles usuários que não precisam de internet, ou bloquear o uso de internet em algumas linhas.

Níveis de maturidade

Monitorar

Se os processos e política de uso da telefonia estiverem iniciando na empresa, então a melhor forma de começar é monitorar.

Restringir

Se seus processos de gestão da telefona já rodam, então já pode ser o momento de restringir .

Seja qual forma a escolha (monitorar ou restringir) o VocêGestor consegue te dar resultados incríveis sobre o uso interno, rateio de custos e perfis de consumo.

Conte conosco para suas próximas RFPs.

Até a próxima!