Em determinada época do ano os gestores obrigatoriamente definem metas e orçamentos para suas áreas. Uma vez que é praxe o apelo para cortes e redução de custos preparamos algumas dicas prática para você não deixar de fora a telefonia no orçamento anual de sua empresa e/ou área.
Perguntas na hora definir a telefonia no orçamento anual
No momento em que os gestores elaboram planos e metas surge a necessidade de responder algumas perguntas para formar o budget, por exemplo:
- Como elaborar um orçamento anual, sem informações consistentes e dados históricos em mãos?
- Lembrei-me de considerar em meu orçamento os gastos com sua telefonia?
- Será que posso reduzir meu custo com telefonia para encaixar alguma outra despesa mais importante?
- Por mais que tenhamos cuidado, o que faremos se as faturas com telecom vierem com altos custos.
- Aquela estimativa irresponsável de 10% a mais, aguentará o tranco?
Cuidado para não deixar de fora a telefonia no orçamento anual
A telefonia pode não ser sua maior preocupação, muito menos sua maior fatia de gastos. Entretanto, ela certamente está entre os serviços que oferecem grande risco ao seu budget. Não apenas erros nas faturas, como também a falta de controle de despesas de telecom têm o poder de quebrar facilmente o seu planejamento financeiro.
Creia-me que cada linha móvel é um cartão de crédito sem limites em potencial, esperando para ser gasto.
Além disso, as operadoras não brincam em bombardear o usuário da telefonia da sua empresa com promoções de interatividade e uso de dados.
5 Dicas para inserir a telefonia no orçamento anual
1. Considere sua telefonia como ponto importante
Em primeiro lugar não se esqueça de considerar a telefonia como ponto importante no seu Budget. Se o seu contrato com a operadora ainda não tem um ano, tire a média mensal de gastos por um período dos últimos três meses e em seguida multiplique por 12.
Certamente é melhor obter a média dos últimos meses, pois retrata sua atual realidade.
2 . Olho no consumo
Em segundo lugar procure uma ferramenta que caiba o seu orçamento. Sabemos que às vezes é difícil explicar isso ao seu diretor, mas apresente números que comprovem que:
- Os gastos fora do controle tenderão a subir se estiverem fora de uma ferramenta guardiã ao seu lado.
- Se o seu orçamento é bianual você tem um motivo a mais para considerar a telefonia.
3. Estimativa baseada nos gastos e tráfego
Esqueça aquela prática retrógrada de “colocar 10% de gordura”, como segurança no orçamento. 10% por si só não mitiga, não transfere nem evita os riscos de uma quebra de custos.
Além disso, se você tem informações suficientes de sua telefonia e conhece o perfil de consumo de sua empresa (entregue por uma ferramenta de gestão) você poderá até mesmo diminuir a previsão, ao invés de aumentá-la.
Lembre-se que superdimensionamento de orçamento não é bem visto.
4. Foque no seu negócio e clientes internos
Se sua telefonia estiver bem controlada, no próximo ano será uma dor de cabeça a menos. Tenha a gestão nas nuvens e os custos no chão.
5. Não se apoie na Contestação junto à operadora
De nada valerá seu processo de contestação de valores indevidos funcionarem, se os custos com telecom internos estiverem descontrolados. Enquanto mais ligações descontroladas e uso de internet, maior será o erro na cobrança, maior será sua contestação e maior serão sua disputa e dor de cabeça.