Saiba quais são os 10 erros na gestão de custos da telefonia corporativa e como evitá-los.

A gestão de custos da telefonia corporativa certamente acaba caindo no colo de alguém bem ocupado e na maioria dos casos é o departamento de TI que cuidará disso.

Independentemente do cargo/função na empresa, se você está a cargo dessa tarefa, vale conferir 10 erros na gestão de custos da telefonia corporativa e quais nossas dicas propostas para evitá-los.

A princípio você já conhece alguns desses erros, mas não custa reforçar, afinal é o seu Budget que estará em risco se não tomar cuidado.

10 Erros na Gestão de Custos da Telefonia Corporativa – Parte 1

É importante segregar os 10 erros na gestão de custos da telefonia corporativa, uma vez que causam diferentes impactos em sua empresa.

Além dos erros apontados, você encontrará dicas sobre como resolver e evitar estes 10 erros na gestão de custos da telefonia corporativa.

Nessa parte 1 apontamos os erros de impacto financeiro que causará danos ao seu budget se não forem controlados.

1. Não conhecer o próprio contrato operadora (serviços, planos e tarifas)

Não é necessário ser um expert em gestão de custos, mas é importante saber quanto está sendo cobrado por cada serviço, portanto, tenha em mãos o seu contrato de tarifas – Termo SMP, ainda que você tenha assumido agora esta tarefa.

Se acaso o seu antecessor não tenha deixado disponível este Termo, é mais um motivo para você levantar esta informação e não perder o controle.

Certamente sem o contrato não há parâmetros para a contestação da operadora.

2. Não conferir a conta de telefonia e pagá-la no “piloto automático”

Uma vez que a gestão de custos da telefonia corporativa não é sua ocupação principal você não terá muito tempo disponível para cuidar disso. Entretanto, isso não é motivo para relaxar, sobretudo na crença de que agora seus planos são ilimitados (flat fee) e “suas faturas são previsíveis”.

Sob o mesmo ponto de vista, se o seu controle de custos resume-se em pagar a conta em dia, realmente sua gestão precisa de ajuda.

3. Não realizar a contestação de valores indevidos junto à sua operadora de telefonia

De fato que você está sendo cobrado errado. E aí, vai deixar passar?.

Portanto tenha uma plataforma que não apenas aponte os erros das operadoras, como também permita o controle de registros das tratativas de contestação, por exemplo: número do protocolo, conteúdo da disputa, valores acatados, históricos de tratativas.

10 Erros na Gestão de Custos da Telefonia Corporativa – Parte 2

Esses erros abaixo tem a ver com sua economia de tempo e eficiência interna em seus processos.

Esse também é um fator crítico pois envolve pessoas.

4. Não conhecer o perfil de consumo individuais e de áreas internas

Já dizia o pai da Administração de empresas Peter Druker: “Ninguém pode medir o que não controla”.

Se não há um plano de resposta para medir e controlar, quer o perfil de consumo individual, quer o consumo por área, sua gestão está ladeira abaixo e seus custos montanha acima.

Da mesma forma, se continuar a crer na narrativa de planos ilimitados de “faturas previsíveis e isentas de erros” estará se expondo a um alto risco, afinal, os planos dito ilimitados também apresentam problemas.

5. Não estabelecer perfis de consumo e políticas de uso

Assim que conhecer o perfil de consumo você precisará de apoio da alta direção a fim de estabelecer politicas de uso e perfis de consumo dos recursos da telefonia. Nesse sentido, busque apoio sob o viés de redução de custos e trabalhe em equipe.

Com toda certeza você precisará estabelecer ações em suas politicas de uso para responder algumas questões. por exemplo: Perda / roubo / extravio de dispositivos; abusos no consumo de internet; trocas entre linhas / usuários / área da empresa; uso particular; serviços interativos cobrados (quiz, jogos), roaming internacional; término do pacote de internet individual; etc.

6. Não ter um inventário dinâmico e atualizado

Certamente o atendimento ao item 5 demandará um inventário da telefonia atualizado e confiável. Seu inventário da telefonia tem resistido as constantes mudanças e é confiável?

Primeiramente comece fazendo um levantamento e atrele seus recursos de telefonia, por exemplo: por linha, usuário, dispositivo, centro de custos e departamento.

Em seguida, esteja preparado para alterações contínuas em seu inventário de forma dinâmica a fim de mantê-lo atualizado em uma plataforma confiável de gestão de custos.

7.  “Delargar” a tarefa de gestão de contas para alguém, o que causa explosão nos custos

Com todo respeito, mas isso não é tarefa do seu estagiário por melhor que ele seja.

Até que a gestão de contas da telefonia corporativa e gestão de uso internos sejam processos consolidados, você deve ser a pessoa que pegará o boi pelo chifre.

8. Desconhecer o seu gerente de contas da operadora

Estabelecer relacionamentos corporativos é uma regra. Se você pertence ao grupo de LA (Large Account) na operadora fique em cima do seu gerente de contas.

Lembre a ele para aparecer de vez em quando, pois é ele que deve ser acionado em caso de problemas.

9. Renovar anualmente o seu contrato operadora sem negociar planos e tarifas

Antes de mais nada, para de renovar seu plano ou fazer uma concorrência de preços, você precisa conhecer seu perfil de consumo e o tráfego da telefonia.

Procure trabalhar em equipe com sua área de compras, planeje bem suas aquisições a fim de contratar o que realmente o que precisa. Fuja do superdimensionamento.

Por outro lado, se você ainda sonha que o consultor de vendas o seu perfil é hora de acordar. De fato ele não conhece, e ainda fará altas propostas para te amarrar em mensalidades e aparelhos.

10. Ficar de olho em promoções de aparelhos de celular e esquecer de comparar planos e tarifas

Fuja dessa tentação de aparelhos fidelizados aos planos. Não vale a pena.

Caso realmente seja mandatório a aquisição de aparelhos procure fora da operadora, pois no varejo você encontrará ofertas mais interessantes sem precisar amarrar seus aparelhos no plano.

Como resolver

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