Saiba quais são os 10 erros na gestão de custos da telefonia corporativa e como evitá-los.

A gestão de custos da telefonia corporativa certamente acaba caindo no colo de alguém bem ocupado e na maioria dos casos é o departamento de TI que cuidará disso.

Independentemente do cargo/função na empresa, se você está a cargo dessa tarefa, vale conferir 10 erros na gestão de custos da telefonia corporativa e quais nossas dicas propostas para evitá-los.

A princípio você já conhece alguns desses erros, mas não custa reforçar, afinal é o seu Budget que estará em risco se não tomar cuidado.

10 Erros na Gestão de Custos da Telefonia Corporativa

Além dos erros apontados, você encontrará dicas sobre como resolver e evitar estes 10 erros na gestão de custos.

1. Não conhecer o próprio contrato operadora (serviços, planos e tarifas)

Não é necessário ser um expert em gestão de custos, mas é importante saber quanto está sendo cobrado por cada serviço, portanto, tenha em mãos o seu contrato de tarifas – Termo SMP, ainda que você tenha assumido agora esta tarefa.

Se acaso o seu antecessor não tenha deixado disponível este Termo, é mais um motivo para você levantar esta informação e não perder o controle.

Certamente sem o contrato não há parâmetros para a contestação da operadora.

2. Não conferir a conta de telefonia e pagá-la no “piloto automático”

Uma vez que a gestão de custos da telefonia corporativa não é sua ocupação principal você não terá muito tempo disponível para cuidar disso. Entretanto, isso não é motivo para relaxar, sobretudo na crença de que agora seus planos são ilimitados (flat fee) e “suas faturas são previsíveis”.

Sob o mesmo ponto de vista, se o seu controle de custos resume-se em pagar a conta em dia, realmente sua gestão precisa de ajuda.

3. Não realizar a contestação de valores indevidos junto à sua operadora de telefonia

De fato que você está sendo cobrado errado. E aí, vai deixar passar?.

Portanto tenha uma plataforma que não apenas aponte os erros das operadoras, como também permita o controle de registros das tratativas de contestação, por exemplo: número do protocolo, conteúdo da disputa, valores acatados, históricos de tratativas.

4. Não conhecer o perfil de consumo individuais e de áreas internas

Já dizia o pai da Administração de empresas Peter Druker: “Ninguém pode medir o que não controla”.

Se não há um plano de resposta para medir e controlar, quer o perfil de consumo individual, quer o consumo por área, sua gestão está ladeira abaixo e seus custos montanha acima.

Da mesma forma, se continuar a crer na narrativa de planos ilimitados de “faturas previsíveis e isentas de erros” estará se expondo a um alto risco, afinal, os planos dito ilimitados também apresentam problemas.

5. Não estabelecer perfis de consumo e políticas de uso

Assim que conhecer o perfil de consumo você precisará de apoio da alta direção a fim de estabelecer politicas de uso e perfis de consumo dos recursos da telefonia. Nesse sentido, busque apoio sob o viés de redução de custos e trabalhe em equipe.

Com toda certeza você precisá estabelecer ações em suas politicas de uso para responder algumas questões. por exemplo: Perda / roubo / extravio de dispositivos; abusos no consumo de internet; trocas entre linhas / usuários / área da empresa; uso particular; serviços interativos cobrados (quiz, jogos), roaming internacional; término do pacote de internet individual; etc.

6. Não ter um inventário dinâmico e atualizado

Certamente o atendimento ao item 5 demandará um inventário da telefonia atualizado e confiável. Seu inventário da telefonia tem resistido as constantes mudanças e é confiável?

Primeiramente comece fazendo um levantamento e atrele seus recursos de telefonia, por exemplo: por linha, usuário, dispositivo, centro de custos e departamento.

Em seguida, esteja preparado para alterações contínuas em seu inventário de forma dinâmica a fim de mantê-lo atualizado em uma plataforma confiável de gestão de custos.

7.  “Delargar” a tarefa de gestão de contas para alguém, o que causa explosão nos custos

Com todo respeito, mas isso não é tarefa do seu estagiário por melhor que ele seja.

Até que a gestão de contas da telefonia corporativa e gestão de uso internos sejam processos consolidados, você deve ser a pessoa que pegará o boi pelo chifre.

8. Desconhecer o seu gerente de contas da operadora

Estabelecer relacionamentos corporativos é uma regra. Se você pertence ao grupo de LA (Large Account) na operadora fique em cima do seu gerente de contas.

Lembre a ele para aparecer de vez em quando, pois é ele que deve ser acionado em caso de problemas.

9. Renovar anualmente o seu contrato operadora sem negociar planos e tarifas

Antes de mais nada, para de renovar seu plano ou fazer uma concorrência de preços, você precisa conhecer seu perfil de consumo e o tráfego da telefonia.

Procure trabalhar em equipe com sua área de compras, planeje bem suas aquisições a fim de contratar o que realmente o que precisa. Fuja do superdimensionamento.

Por outro lado, se você ainda sonha que o consultor de vendas o seu perfil é hora de acordar. De fato ele não conhece, e ainda fará altas propostas para te amarrar em mensalidades e aparelhos.

10. Ficar de olho em aparelhos de celular ou Smartphone e esquecer-se de comparar planos e tarifas

Fuja dessa tentação de aparelhos fidelizados aos planos. Não vale a pena.

Caso realmente seja mandatório a aquisição de aparelhos procure fora da operadora, pois no varejo você encontrará ofertas mais interessantes sem precisar amarrar seus aparelhos no plano.