Minha conta de telefone estourou e agora?  Willian Deming responde: “Não se gerencia o que não se mede, não se mede o que não se define….”.

Acompanhar métricas de gestão da telefonia corporativa é indispensável para entender se você está mandando bem na hora de controlar seus custos e se suas políticas de uso da telefonia são aderentes.

Minha conta de telefone estourou e agora? 6 indicadores de gestão que você precisa conhecer

1) Uso das franquias nos pacotes de dados, voz ou SMS

Quantos pacotes de dados e voz você tem contratado em cada linha móvel? Eles estão sendo realmente utilizados?

Um dos indicadores é você saber se cada pacote (dados ou voz) está realmente sendo utilizado em consonância com a franquia contratada.

Isso indica se seu contrato está superdimensionado (dados e voz a mais do que sua empresa precisa) e se cada linha realmente trafega de acordo com a função do usuário que a utiliza. Creia-me que quase sempre, você tem contratado mais do que precisa.

Tanto é prejudicial o uso de pacote muito além do contratado (perigo de entrar no avulso) como a utilização de pacotes que trafegam menos da metade da franquia (subutilização).

Perceba que a oferta da operadora é algo do tipo: 100 telefones com franquia de 200 minutos Flat e pacote de dados de 3GB. QUE GESSO!

2) Uso de ligações interurbanas

Nem sempre o uso de ligações interurbanas significa custos desnecessários. A sua empresa pode ser atacadista, por exemplo, e ter negócios em todo território nacional.  Na outra mão, nem sempre o alto volume de ligações interurbanas significa alta produtividade.  O que o negócio de sua empresa demanda?

Os altos custos com LD podem ser resultado de: Ligações com uso de outro CSP, ligações de celular para fixo, tarifas altas de ligação para outras operadoras.

Primeiramente  você precisa saber média de custos/tráfego com ligações interurbanas (últimos 6 meses) para então estabelecer um indicador. Até 8% do custo de sua fatura é uma boa média para esse indicador.

E se meu custo com interurbano continuar alto?  Contrate pacote LD para as linhas que precisam ou apure conforme item 3 deste post.

3) Ligações particulares x Ligações Corporativas

Cremos que a telefonia é uma ferramenta de trabalho na empresa. Ter esse indicador (particulares x corporativo) em mãos (global ou por usuário) te ajudará a medir a eficiência operacional de sua empresa e pelo que sua telefonia é utilizada.

É possível apurar esses gastos sem ser intrusivo, implantando marcações de ligações particulares e desconto em folha dessas ligações.

4) Tipo de serviço utilizados por cada celular

Você já sabe, mas não custa reforçar que o perfil de uso de serviços em uma linha deverá ser compatível com o cargo/função na empresa de quem a utiliza.

Um indicador simples, por exemplo, é que no grupo de linhas que devem ser usadas somente como intragrupo, o custo com ligações interurbanas e tráfego de dados avulso deverá ser sempre zero!

5) Resultados da contestação

De quanto tem sido o percentual de erros mensais na sua fatura de telefonia? E, em caso de contestação, quanto (%) a operadora tem acatado do valor de sua reclamação? De quanto tem sido o tempo médio de resposta de suas reclamações?

Todo mundo sabe que a operadora erra (contra e a favor dela mesma), mas poucos gestores realmente quantificam o erro e conseguem atuar corretivamente junto à operadora para que não se repitam.  Seja lá de quanto for o erro, todos desejamos que seja zero.

Busque o erro zero na sua fatura e fuja daqueles alardes de redução, contestação e economia em torno de 40%.

Medir a relação entre o valor total contestado e o valor total acatado e tempo de resposta da operadora é um bom índice.

6) Uso dentro e fora do horário comercial

Isso acontece na sua empresa?

a) O funcionário usa o telefone celular para trabalhar ou é acionado fora do horário de expediente? Nesse ponto é bom ficar atento, pois pode haver reclamações trabalhistas.

b) Ele usa o celular para fins pessoais.
Independente do que seja, é indispensável conhecer e estabelecer uma métrica para o uso da telefonia fora do expediente. Normalmente o uso fora do horário, com uma politica aderente, tenderá ser zero.

Ter esse indicador é importante para você atuar preventivamente bloqueando linhas que não precisam realizar ligações fora do horário de expediente, ou permitindo as que podem realizar ligações.