Redução de Custos

Gerenciamento de aquisições na telefonia

Engana-se quem pensa que o gerenciamento de aquisições na telefonia é apenas elaborar uma RFP. Fazer uma espécie de leilão de tarifas e serviços entre as operadoras de telefonia pode ser um desastre, principalmente àqueles que apreciam as tentadoras ofertas de smartphones amarrados ao plano corporativo.

Gerenciamento de aquisições na telefonia

As práticas TEM (Telecom Expense Management) andam de mãos dadas com o gerenciamento de aquisições, uma vez que o TEM tende a cuidar do ciclo que compreende aos processos: de aquisição, controle interno de gastos, inventário e equipamentos, contestação até o pagamento mensal das faturas.

O que é o gerenciamento de aquisições na telefonia

Gerenciar aquisições engloba os processos necessários para a compra de serviços de telecom e o controle do contrato. Essa compra deve estar alinhada ao negócio, pois afinal é mandatório que a telefonia seja uma ferramenta de produtividade na sua empresa.

Por que gerenciar aquisições na telefonia

É pouco provável que você consiga manter o seu orçamento (Budget) sob controle se fizer uma contratação de forma desajustada e não controlar seu contrato futuro ou atual. Gerenciar aquisições tende a diminuir o risco do estouro de seu orçamento, além de contribuir com o resultado do negócio/área.

O que pode dar errado na ausência do gerenciamento de aquisições na telefonia

Uma combinação explosiva pode acontecer em caso de má aquisição, tanto para novos contratos quanto para adendos de contratos em andamento. Veja abaixo alguns itens dessa mistura perigosa:

Mais telefones na sua fatura do que sua empresa realmente precisa

É comum consultores oferecerem mais telefones do que você realmente precisa. Você sabe quantas linhas estão paradas hoje na sua empresa e quanto elas custam?

Franquias de voz, dados e sms superdimensionadas

É praxe as operadoras oferecerem nas propostas, quantidades muito além do que realmente sua empresa consome. Você conhece o perfil de uso de ligações da sua empresa, tais como: quantidade de minutos, ligações locais, interurbanas, etc.?

Aparelhos e CPE

Não nos cansamos de bater nessa tecla: cuidado com aparelhos amarrados ao seu plano da telefonia corporativa. Você ficará amarrado ao contrato por causa deles…e a multa rescisória é alta. Prefira tarifas ao invés de aparelhos. Quanto você paga mensalmente por seus aparelhos na conta?

Cobertura e disponibilidade

Você já sabe que a área atuação de sua empresa demanda vários funcionários espalhados geograficamente usando o celular para trabalhar. Há casos em que por uma melhor cobertura, você tenha que pagar a mais por isso.  Você sabe qual operadora melhor te atende pela sua demanda geográfica?

Ligações e perfil de clientes

Saber o perfil de uso da sua empresa (local, interurbano, internet) é indispensável; saber qual é a operadora de seus clientes é mais indispensável ainda. Às vezes você contratou operadora X, sendo que a maioria de seus clientes são da operadora Y. Quanto isso custa a mais mensalmente, já que o tráfego é quase sempre para outra operadora?


Como gerenciar as aquisições

1) Planejar o gerenciamento de aquisições na telefonia

No caso da telefonia você irá contratar recursos que são serviços necessários para auxiliar os processos de produção. Para planejar, você precisa conhecer seu perfil de uso, o tráfego e o quanto você tem para gastar pelo serviço.

Mapa de aquisição: Faça um mapa/planilha de aquisições para se organizar melhor.

MAPA-DE-AQUISICOES-TELEFONIA

Declaração / Especificação dos serviços:  Descreva os serviços que planeja contratar em detalhes para que as operadoras avaliem se são capazes de atendê-los. Exemplo de SOW com diferente localização geográfica de serviços.

STATE-OF-WORK2

Critérios de avaliação:  Dentre os critérios de avaliação (que podem ser eliminatórios ou classificatórios) que você vai estabelecer, leve em consideração o menor preço, cobertura e pós venda da operadora.

Documento de aquisições: Agora você sim você tem condições de elaborar sua RFP – Solicitação de Proposta. Para o caso de contratação para órgãos e serviços públicos é utilizado o Edital.

2) Conduzir aquisições no setor privado

Processo macro para conduzir aquisições na telefonia.

Processo-aquisicao

3) Controlar aquisições

Administrar o contrato: Assim que contratar o serviço você deverá imediatamente começar a controlá-lo. Conte com o VocêGestor que te ajuda a controlar e auditar todos os serviços (ligações, mensalidades, torpedos, etc.).

Atitude e fiscalização: Sabemos que gerir a telefonia não é a função principal sua na empresa, pois a maioria dos gestores de telecom recebem como “prêmio” essa tarefa. Porém, fiscalizar o contrato e a operadora é mandatório para manter os gastos conforme o orçamento.

Indicadores: Alguns indicadores serão seus aliados no controle do contrato.

  • Auditoria: Verifique se a operadora está cobrando conforme contrato.
  • Medição: Verifique se a qualidade das ligações e do serviço está conforme o contrato. Documente suas reclamações na operadora e seus pedidos de contestação de contas. Em ambientes mais complexos acompanhe o funcionamento do seu CPE e a qualidade dos links contratados.
  • Reclamações: Seus usuários da telefonia são verdadeiros termômetros sobre a qualidade do serviço (ligações e uso de dados).

Conclusão

Não há receita de bolo para o gerenciamento de aquisições na telefonia. Citamos algumas práticas e um processo macro que pode nortear seus processos de aquisição e diminuir o risco. Conte com a ferramenta VocêGestor que te auxiliará no controle do contrato e bases de informações para futuras contratações.

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